物流×オンライン秘書：人手不足を解消し、業務効率化を実現する新たな一手

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物流は我々の生活を支える重要なインフラです。
通販で頼んだものが届くだけではありません。スーパーの店頭に商品が並ぶのも、病院に薬や機具、装置が揃っているのも、好きなラーメン屋さんでラーメンを注文出来るのも、全て物流が影響していると言えます。
しかし、Amazonや楽天、メルカリ等のEC市場の拡大や多様化するニーズに伴い、物量業界は人手不足、コストの高騰、業務内容の複雑化など、様々な課題に直面しています。

「物流業界の人手不足が深刻化している…」「コスト削減と業務効率化を両立させたい…」

こうした課題を解決する方法の一つに、オンライン秘書(リモートアシスタント)の活用があると考えています。
オンライン秘書とは、様々な業務をリモートでサポートさせて頂くサービスになります。
物流業界においても、業務効率化や人材不足解消に大きく貢献することが出来ると考えています。

今回は、物流業界におけるオンライン秘書の役割と可能性、具体的な活用事例、導入メリットなどを詳しく解説し、オンライン秘書を活用した業務の最適化についての考えを共有していきます。

物流業界の現状と課題：なぜ今、オンライン秘書が必要なのか？

物流業界は現在、深刻な人手不足に悩まされています。
ドライバー不足はもちろんのこと、倉庫内作業員や事務スタッフなど、あらゆる職種で人材が不足しています。
(内閣府が発行する「地域の経済2023」にある「物流業の人手不足問題」参照)
また、燃料費や人件費の高騰、物流センターの賃料上昇など、コスト増加も深刻化しています。
さらにEC市場の拡大に伴い、配送件数が増加し、業務が複雑化していることも課題として挙げられます。

これらの課題を解決するため、物流業界では、AIやIoTなどの最新技術を導入した業務効率化、自動化が進められています。しかし、すべての業務を自動化できるわけではありません。

そこで注目してほしいのが、オンライン秘書です。
オンライン秘書は、AIでは代替できない、臨機応変な対応やコミュニケーション能力を活かして、物流業務をサポートすることができます。

オンライン秘書とは？物流業界における役割と可能性

オンライン秘書とは、様々な業務をリモートでサポートさせて頂くサービスになります。
Webサイトの運営、SNSの運用、マーケティング支援など、より幅広い業務をサポートするようになっています。
物流業界において、オンライン秘書は以下のような役割を担うことができます。

• 受発注管理:
  顧客からの注文受付、在庫確認、納期調整、請求書発行など、受発注業務全般をサポートすることができます。
• 配送手配:
  配送業者とのやり取り、配送ルートの調整、配送状況の確認など、配送手配業務を効率化することができます。
• 顧客対応:
  顧客からの問い合わせ対応、クレーム対応、アンケートの実施など、顧客対応業務を代行することができます。
• 書類作成:
  見積書、請求書、納品書、契約書など、様々な書類の作成を代行することができます。
• データ入力:
  顧客情報、商品情報、在庫情報など、様々なデータの入力作業を代行することができます。
• スケジュール管理:
  会議やアポイントメントの調整、リマインダー設定など、スケジュール管理業務を代行することができます。

これらの業務をオンライン秘書に代行することで、業務の効率化することが出来ます。
元々人材が必要だった場所にも、人材が必要無くなったり、求められるレベルが大幅に下がることで受け入れが増えることに繋がります。
もちろん、いきなり全てをオンラインやリモートで…とはなりません。
徐々に仕組みを変えていくところまでのサポートも「ちょこっと秘書」を通じて行っていくことが出来ます。

物流業界におけるオンライン秘書の具体的な活用事例

オンライン秘書は、物流業界の様々な業務において、その能力を発揮することができます。
具体的な活用事例をいくつかご紹介します。

事例：

顧客からの注文受付、在庫確認、納期調整、請求書発行など、一連の業務をオンライン秘書に依頼した場合になります。
注文受付は、決まった時間にメールをチェックし、注文があれば注文書を発行、担当者へ依頼。
担当者はピッキングと商品の確認、梱包を行う。
その間、発送伝票、在庫処理をオンライン秘書が対応。といった流れになります。
以上のように活用すると、現場担当者が発送できる貨物の数が増えたり、棚卸に時間をかけたり、5S活動、入庫に注力出来ます。

もちろん、これらは机上の空論で、イレギュラーが度々発生する現場では、その限りではありません。
寧ろ、対応する人が増えて本末転倒というシーンもあるでしょう。
そういった場合でも、オンライン秘書なら柔軟に対応出来る点が強みになります。
良き落としどころを見つけるも良し、行う業務の幅を広げるも良しです。
最終的な完全内政化に向けてのマニュアル作成も承っているので、まずは依頼してみるのもアリです。

オンライン秘書導入のメリット

オンライン秘書を導入することで、物流企業は以下のようなメリットをまとめてみました。

• コスト削減:
  採用費、設備費、教育費などの人件費を正社員を雇用するよりも抑制することができます。
  より、限定的な稼働にすることで給与面も抑制することも出来ます。
  (明日の始業時間までに、見積書、請求書、納品書など、様々な書類の作成をお願いしたい。等)
• 業務効率化:
  定型業務や事務作業を代行することで、現場でリアルに動いてくれている担当者の業務負担を軽減し、業務効率化を促進します。
• 人材不足解消:
  事務スタッフや顧客対応担当者など、人材確保が難しい職種においては、オンライン秘書の活用が有効です。
  事務を希望される方の想像する事務職像と物流の事務職と乖離があり、高い人件費をかける必要があるシーンもあります。
  (理想の事務職:定時で早く帰れて、お昼はオシャレなお店でランチ。
  物流の事務職:倉庫が入るロジは工場地帯に多く、行き帰りは送迎バス、お昼はお弁当or食堂。)
  現場担当者、スタッフも業務効率が上がれば1人分の稼働が必要無くなる、何てこともあります。
• 柔軟な対応力:
  必要な時に必要なだけサービスを利用することができます。業務量や状況に合わせて、柔軟に活用することができます。
• 専門性の高いサービス:
  オンライン秘書サービスの中には、物流業界に特化した専門知識を持つ秘書を提供している会社もあります。
  専門性の高いサービスを利用することで、より効率的な業務運営が可能になります。

オンライン秘書のスムーズな導入と活用方法

いくら課題解決出来ますよ、人件費を削減出来ますよと、訴えても現状ギリギリ走れている場合がほとんどで、大きく改定するにもハードルがあると思います。
そこで、オンライン秘書をスムーズに導入する為のステップを一部ご紹介します。

• ニーズの明確化:
  どのような業務をオンライン秘書に代行させたいのか、具体的なニーズを明確化します。
• サービスの選定:
  ニーズに合ったオンライン秘書サービスを選定します。
  料金プランやサービス内容、サポート体制などを比較検討し、自社に最適なサービスを選びましょう。「ちょこっと秘書」では、比較的低価格でほとんどの業務をサポートでき、人材派遣歴18年のサポートで秘書さんもクライアント様もしっかりサポートさせて頂きます。
• 業務の棚卸し:
  オンライン秘書に代行させる業務を洗い出し、業務内容を明確化します。
• マニュアル作成:
  オンライン秘書が業務をスムーズに行えるよう、業務マニュアルを作成があると良いですが
  先に業務をOJT形式で行ってもらい、秘書さんに業務マニュアルを作ってもらうことも可能です。
• 情報共有:
  オンライン秘書と必要な情報を共有し、スムーズな連携体制を構築します。
• 定期的な評価:
  オンライン秘書の活用状況を定期的に評価し、改善点があれば修正していきます。
  「ちょこっと秘書」では、運営チームも稼働時間は確認出来ますので、課題がありそうなクライアント様へは、こちらからお声かけさせて頂くこともございます。

まとめ

オンライン秘書は、物流業界が抱える課題を解決するための有効な手段の一つだと考えています。
課題は多くあります。既にシステム可されたオペレーションであれば、これまでの提案はそう簡単ではないと思います。
導入を検討されても会社都合でカンタンにひっくり返ります。
机上の空論を言われればそれまでです。

しかし、業務効率化をしなければならない事実は変わらないと思います。
多くの会社はこの課題に真摯に向き合っていると思いますので、その一助になれればと思います。
例えばオペレーションが大きく変える必要が出てきた際に、本サービスを思い出して頂ければ幸いです。

まずはお問合せ下さい。
決して簡単ではないでしょうが、導入のお手伝いも是非、運営チーム共々お手伝いさせて頂ければと思います。