オンライン秘書を最大限活用するためのポイント

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「オンライン秘書を導入したけど、上手く活用できていない…」
「導入したいけど、どんな業務を依頼すればいいのか分からない…」
そんな悩みをお持ちのあなたへ。

オンライン秘書は、あなたのビジネスを加速させる強力なパートナーです。しかし、ただ業務を「丸投げ」するだけでは、期待する効果は得られません。

近年、リモートワークの普及、AIの普及により、オンライン秘書サービスの需要が高まっています。
こんな仕事もリモートで完結出来ちゃうんだ、AI導入前や導入中の業務整理中に代替としてご利用される方が多くいらっしゃいます。
しかし、オンライン秘書を初めて利用する場合、どのように依頼すればよいのか分からないことも多いでしょう。
今回は、オンライン秘書に依頼する際のコツをご紹介します。
また、これらのコツは、普段一緒に仕事をする仲間に対しても有効です。

オンライン秘書依頼の「落とし穴」

オンライン秘書を導入したものの、「期待したほど効果がなかった…」と感じる方は少なくありません。その原因として、以下のようなケースが考えられます。

• 丸投げ依頼: 業務内容や目的を明確に伝えずに依頼してしまう。
• コミュニケーション不足: オンライン秘書とのコミュニケーションが不足し、認識のズレが生じる。
• 業務範囲の不明確さ: どこまで依頼できるのか、業務範囲が曖昧なまま依頼してしまう。
• 評価・改善の不足: 依頼後の評価や改善を怠り、効果を最大限に引き出せない。

これらの「落とし穴」を回避し、オンライン秘書を有効活用するためには、依頼のコツを掴むことが重要です。
導入当初は特にこれらを意識して業務を依頼することで、後半は半自動的に業務を遂行してくれるようになるでしょう。

依頼内容を具体的且つゴールを明確に伝える

オンライン秘書に業務を依頼する際は、「何を」「どのように」「いつまでに」完了させたいのかを明確に伝えることが重要です。

例えば、
NG例 :
「こんな感じの資料を作ってほしい」
「会議の準備をお願い」

OK例 :
「経営会議で使うから、過去3年分の売上データを基に、前年比を比較したグラフ付きの資料を作成してほしい。フォーマットはExcelで、締切は○月○日まで」
「次回の役員会議用に、競合3社の最新ニュースをまとめたレポートを作成してほしい。情報源も明記し、A4サイズ1ページでお願いします」

このように具体的に、且つゴールを明確にして指示をすることで、秘書はスムーズに作業を進められます。

優先順位を明確にする

オンライン秘書には複数の業務を依頼することができますが、すべてを一度に進めるのは難しい場合もあります。
そのため、「最優先で対応してほしい業務」「後回しでもよい業務」を事前に伝えることがポイントです。

例えば、

• 「今週中に仕上げる必要がある業務」
• 「翌週以降でも構わない業務」

こうした優先順位を設定することで、オンライン秘書が効率的に作業を進められ、結果として依頼者の業務も円滑に進みます。

使用ツールを事前に決めておく

オンライン秘書とスムーズに連携するためには、使用するツールを統一することも大切です。

• チャットツール: Slack、Chatwork、Microsoft Teams など
• ファイル共有: Google Drive、Dropbox、OneDrive など
• タスク管理: Trello、Asana、Notion など

オンライン秘書サービスのほとんどは、クライアントの業務に合わせたツールの活用も可能なため、事前に相談すると良いでしょう。

依頼後のフィードバックを忘れずに

オンライン秘書に業務を依頼した後は、「期待通りの成果が出ているか」を確認し、フィードバックを行うことが重要です。

良いフィードバックの例:

「依頼通りに作業してくれて助かりました！」
「もう少し具体的なデータが欲しかったので、次回はこの部分を強化してもらえると助かります」

適切なフィードバックを行うことで、秘書との信頼関係が深まり、よりスムーズな業務遂行が可能になります。

業務別、依頼例

・事務作業: スケジュール管理、メール対応、データ入力、書類作成など
例：「来週の〇日、〇時から〇時の間に、〇〇株式会社の〇〇様との打ち合わせを調整してください。場所はオンライン、または〇〇駅周辺のカフェを希望します。参加者は私と〇〇様の2名です。〇〇様の連絡先は〇〇です。」

「入荷伝票の写真が送られてくるので、当日中にSalesforceで入荷連絡と入荷台帳への反映をお願いします。」

・顧客対応: 問い合わせ対応、クレーム対応、アンケート実施など
例：「メール、電話から来る、お問合せをマニュアル通りに返信、回答をお願いします。」

「品質向上、業務効率化の為に、〇〇のリストに載っている方に対してアンケートを実施して、〇月〇日までにアンケート結果を教えてください。」

・マーケティング: SNS運用、ブログ記事作成、メルマガ配信、市場調査など
例：「〇〇に関するブログ記事を作成してください。キーワードは〇〇、ターゲット読者は〇〇です。〇日までに、1,500文字程度で納品をお願いします。」

「〇〇に関するSNS投稿を作成してください。投稿内容は〇〇、画像は〇〇を使用してください。〇日の〇時に投稿をお願いします。」

・Webサイト運営: 「〇〇のサイトを毎日パトロールして、変な書き込みやサイトが停止していないか確認してください。何かあれば、すぐに報告をお願いします。」

「競合サイト〇社のWebサイトを調査し、コンテンツ内容、SEO対策、SNS運用などを分析してください。分析結果は〇〇のフォーマットにまとめてください。」

まとめ

これらのポイントを意識することで、オンライン秘書を最大限に活用できるようになります。
AIの導入を検討されている方ならお分かりかもしれませんが、AIプロンプトに近いかなと思います。
今の時代は常識かもしれませんが、人を動かすには、それだけしっかりとした情報を伝えた上でないと、正確には動いてくれません。
正確には動けなければ成果は上がらず、従った者は評価されず、いいことは何一つありません。
正確に言ったつもりでも、何度も理解度を確認するべきでしょう。

オススメな手法としては、口頭で指示したのち、すぐに文章にして伝えることです。
口頭だとどうしても聞き逃しや聞き間違え、が度々起こり得ます。
伝え忘れがあった場合、指示を受ける側はそれを気付くのは難しいです。
ならば、指示した内容をお互いに見返すことが出来るようにするのが良いでしょう。
例えば普段使っているチャットツールでピン止めやタスク化を行うと、見えるところに固定配置してくれるので、何度も見返すことが出来ます。
理解度の確認は口頭で行い、その後文章化して見えるところに張り出せば何度も見返すことが出来る為、大変オススメなやり方だと思います。

もう一つお勧めなのが、打合せで依頼をした場合、録音、録画をしておくと良いです。
弊社サービスに従事されている方の多くが、音声ファイルからAI議事録を作成しています。
Googleが提供するNotebookLM＋であればAI学習に使われることもないので情報漏洩の可能性も低いです。
このように、ツールを上手に使うことでも回避することが出来ます。
逆に電話だけ、廊下で会っただけの時に、カンタンな指示以外を依頼をするのはお互い得策ではないと言えます。

「手間を省きたいから指示をしているんだ！」という方もいらっしゃると思います。
それでも指示が正確に遂行されなかった場合、最終的に責任を取るのは指示した本人のはずです。
指示された方の評価が下がる。オンライン秘書なら契約解除もあるでしょう。
それでも会社やタスクは存在し続けていて、これを理由に納期や期限は伸びてくれるのでしょうか。
損失は無い方がいいに決まってますし、経営者からしてみればこんなことで起きた損失に何も思わないはずありません。