オンライン秘書の活用法まるわかり！｜任せられる仕事・依頼のコツ・業務の進め方

更新日

2025年4月22日

「オンライン秘書に興味はあるけれど、実際に何を任せられるのかが分からない」そんな疑問をお持ちではありませんか？

オンライン秘書とは、リモートで様々な業務をサポートしてくれるパートナーです。
最近ではスタートアップ企業から中小企業、個人事業主まで、幅広い層に利用が広がっており
直近だと大企業でも利用したいとのお声を頂いております。

この記事では、オンライン秘書に依頼できる業務内容をカテゴリ別に一覧で紹介し、実際にどのように使うと効果的なのか、おすすめの活用例もあわせて解説します。

オンライン秘書に依頼できる主な業務一覧とその遂行方法
オンライン秘書への依頼ポイント（稼働スタイルに合わせたコツ）
活用シーン別！効果的な依頼例（事前に組み立てておく業務）
まとめ
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オンライン秘書に依頼できる主な業務一覧とその遂行方法

オンライン秘書は、決められた曜日・時間帯に稼働する「時間契約型」が基本です（例：月・水・金の10時〜13時など）。
そのため、突発的な依頼やリアルタイム対応よりも、事前に準備された“定型・ルーチン業務”を着実にこなすスタイルが得意です。

以下では、実際にどのような業務を、どのような段取り・ツールで進めているのかをご紹介します。

1. スケジュール・タスク管理

社内外の打ち合わせ日程調整 →
チャットツールやメールで依頼内容を共有し、空き時間を調整・提案。
とにかくスケジュールを調整する場面になったら「この人に連絡して」「こちらへ連絡下さい。」で済みます。
また、必要に応じて参加者に確認も行います。
Googleカレンダーなどへの登録 →
カレンダー共有権限を受け取り、確定した予定を代行入力。
「明日の17時から会食することになったから」「水曜日の午後は空けといて欲しいな」
以上のようにご依頼を頂ければ稼働時間に行い、最新のカレンダーを共有することが出来ます。
会議リマインドの送信 → 会議前日や当日の朝にSlackやメールで自動・手動リマインドを実施。
「朝礼(9:30と仮定)までにメールまとめて要返信と要確認とで分けて教えて」
朝のスタートダッシュが決められ、朝礼でのタスク確認も平行して行えます。

2. メール・チャット対応

お問い合わせへの一次返信 → 事前に用意された返信テンプレートや対応ルールに沿って対応。
返信前に都度確認を取る運用も可能です。
「基本営業系は断って」「取引先からの確認依頼にはとりあえず返信して後で共有して」
返信スピードが上がれば、直接電話が来る頻度も減るかもしれません。
社内チャットでの情報整理 → 指示や相談のやり取りをスレッドごとにまとめ、ナレッジ化・ピン留めなどを実施。
チャットはプライベートでも使われる影響か、社内チャットは人それぞれルールがあります。
既読しても反応がない方、チャットを確認しない方、連続投稿でやり取りを流しちゃう方。
社内チャットは会社が使いこなせれば便利な反面、うまく活用できる方は少ないです。
チャットのマニュアル作成、ルール決めや、守られてない投稿の監視と声掛けを代行します。

3. 資料・文書作成

提案書や議事録の作成補助 → フォーマットに従って、要点を抜粋し文書化。Zoom録画や議事メモからの起こしにも対応。
「これ〇〇までにデザイン考えて」「〇〇会議までに、この資料を基にパワポ資料を作って」
要件を聞いて、それに合ったデザインやページ遷移、オリジナルかフリー素材の提供を行います。
社内手順書・マニュアルの整備 → 現場から集めた内容を図解・箇条書きに整理し、Googleドキュメントなどで納品。
「社内チャットか電話で運営担当からやり方を教わってマニュアル化してほしい。」
「社員みんなに出来るようになってほしいから、研修資料に盛り込んで」
PDF資料やスライドの編集 → 指定されたテンプレートに従い、文章・レイアウト・画像配置などを調整。
「この資料の〇〇以外必要ないから削っちゃって」「このPDFの〇ページを最新版に更新して」
クライアントごとに代わる提案書の作成にも一役買います。

4. データ入力・集計

顧客リストの整備 → 表記揺れの統一や不要情報の削除を行う。
「このリスト、見やすくして」「この資料にこの機能ってつけられる？」
今後も入力していくファイルを入力しやすく、入力されやすくする強化することも出来ます。
売上やアクセス数のレポート作成 → GAやECシステムから必要データを抽出し、月次などの定例形式でグラフ化。
「12ヶ月間の業績をレポートにまとめて」「〇〇データを集計してグラフをこの資料に入れて」
数字やソフトに弱くても任せれば大丈夫ですし、教わることも出来ます。

5. 経理・請求業務

請求書・見積書の作成と送付 → 指定のフォーマットや会計ツールを使い、取引先ごとの締め日に合わせて作成・送付代行。
「取引先の管理ファイルを共有するので、月初に合わせて請求書の作成と送付をしてほしい」
会計ソフトを扱えるオンライン秘書を多数いらっしゃいますので、ご安心ください。
経費精算の内容確認・入力 → レシート・領収書の写真をもとに日付・内容・金額を整理し、スプレッドシートや会計システムに入力。
「フォルダにレシート入れていくから、会計ソフトに入れていって」「領収書送るから入力して」
郵送可否や郵送方法は秘書さんに確認ください。住所非公開の方も郵便局受け取りで対応します。
会計ソフトへのデータ反映（freee・マネーフォワードなど） → 勘定科目や摘要を確認しながら、帳簿づけ・仕訳登録を実施。
会計ソフトを共有頂き、そのままご依頼ください。
本業や会計経験のある秘書さんを多数いらっしゃいますので、ご安心ください。

6. SNS・Web関連

Instagram・Twitterなどの投稿予約 → 提供された画像・文面をもとにツール（Later、Meta Business Suite等）で予約設定。
「稼働時間にフォルダを確認頂いて、予約投稿をお願いします」
SNS運営補助はオンライン秘書では定番のお仕事です。スムーズにご依頼頂けると思います。
投稿文・画像の下書き作成 → ターゲットやブランドトーンを考慮しながら、投稿案を複数案ごとに提案。
「次の投稿の叩きを作成してほしい」「シリーズ投稿なので、編集出来る状態にして作って」
既存だけではなく、新たに作成することも出来ます。
WordPressの簡単な更新作業 → 指定されたブログ記事や修正内容をCMSに反映し、リンク・表示崩れチェックも実施。
「この原稿をWordPressに反映して〇日に公開してほしい。要素ごとの扱いは他記事を参照してコピーで使えば大丈夫かな。とにかく他記事を見てみてね」
これから記事コーナー実装する場合でも、お手伝いが出来ると思います。

ご参考までにオンライン秘書に向いている仕事とそうでない仕事をまとめております。
【業務タイプ別】オンライン秘書に向いている仕事・向いていない仕事とは？

実際にオンライン秘書が対応している業務を10個まとめた記事です。
オンライン秘書に頼める仕事｜実際に依頼されている業務10選

オンライン秘書への依頼ポイント（稼働スタイルに合わせたコツ）

オンライン秘書は、基本的に「決められた曜日・時間帯」に稼働する時間契約型が多いです。
そのため、リアルタイムの対応や急な指示よりも、あらかじめ段取りを整えた“事前依頼型”の業務に強みを発揮します。

以下では、そうした稼働スタイルに合った依頼のコツを紹介します。

目的・ゴール・優先順位を明確に伝える →「何を」「いつまでに」「どのような完成形で」納品してほしいかに加え、「他に並行している業務はないか？」「何を優先してほしいか？」も共有しておくと、限られた稼働時間内での成果が最大化されます。「何を、いつまでに、どういう形で」欲しいかを明示。
参考資料や過去のやりとりを“事前に”共有する → 稼働時間外には対応できないこともあるため、「稼働日前日の夕方までに素材や指示をまとめて送る」など、タイミングを意識した準備がカギになります。似た作業の完成データやメール文面などがあると、仕上がりがブレにくくなります。
ツールで「やること・やったこと」を見える化する → Trello、Notion、Slackなどを使ってタスクと納品状況を見える化しておくと、稼働時間中に効率よく対応でき、抜け漏れも防ぎやすくなります。チャットの「ピン留め」やGoogleドライブの共有フォルダ活用もおすすめです。タスク管理ツール（例：Trello、Notion）、チャット（Slack、Chatwork）などでやり取りを残すとミスが減ります。